Créer une ressource

 

1. Se loguer en tant qu’administrateur.

2. Aller sur Administration, puis sur le Module Ressources (Fig. 1).

3. Cliquer sur Gestion des ressources (Fig. 1).
    

Fig. 1

» Module Ressources ■ Gestion des ressources ■ Liste des groupes de langue pour les ressources ■ Gestion des types de ressources ■ Gestion des mots clés ■ Gestion des Thèmes ■ Exporter la table des ressources

 

4. En haut de l’écran de la nouvelle page cliquer sur le lien ^■ Créer une ressource.

5. Remplir les champs obligatoires, marqués d’un astérisque, et ajouter la ressource ou l’adresse URL.

1. Titre. Par convention, on fera l’économie des majuscules quelle que soit la langue: ne les mettre que là où elles sont vraiment nécessaires (noms propres, noms de lieux, etc.).

2. Auteur 

   1. Par convention, on écrira l’initiale du prénom en majuscule suivie d’un point et le nom en entier, ex. : François Dunant > F. Dunant.

   2. S’il y a plusieurs auteurs, on les sépare avec des virgules.

   3. S’il s’agit d’une organisation, et si le nom n’est pas trop long, on écrit le nom en entier ; si le nom est trop long, ou l’organisation est plus connue par son acronyme, on écrit l’acronyme (éventuellement mettre dans la rubrique ‘Notes’ le nom complet) en majuscules et dans la langue de la ressource. Exs. : World Bank ou Banco Mundial, CEPES, UNDP.

   4. S’il s’agit du BIT, il y a certaines conventions pour garder une certaine uniformité et faciliter la recherche :
       

      Pour :	Ecrire:
      Programme STEP	ILO-STEP BIT-STEP OIT-STEP
      SEC/SOC	ILO, Social Security Department BIT, Département de la sécurité sociale OIT, Departamento de Seguridad Social
      Bureau régional à New Delhi (M. Socquet)	ILO-STEP SRO for South Asia
      ou	ILO SRO for South Asia

3. Année. Quatre chiffres.

4. Ajouter la ressource

   1. Via le ‘Browse…’. D’où qu’on prenne le fichier, le système l’enregistre et le garde à un autre endroit (bdd géante), comme s’il faisait une copie. Il n’est donc pas absolument nécessaire d’enregistrer toutes les ressources ajoutées dans le dossier I:\STEP\Platform\aGIMI\CONTENUS\…

   2. Via l’adresse URL si le fichier électronique n’est pas disponible ou si nous avons seulement l’autorisation de mettre un lien.
      Important : Lorsque les ressources n’appartiennent pas au BIT, il faut demander une autorisation de mise en ligne au détenteur des droits d’auteur avant de publier la ressource sur n’importe quelle application : GIMI, GESS, AMIN ou ACYM. Des fois, il ne suffit pas que l’auteur du document donne son accord pour qu’on puisse le mettre en ligne, car il peut ne pas avoir les droits d’auteur, mais l’institution ou organisation qui publie le document.
      
      Un exemple d’e-mail d’autorisation de mise en ligne se trouve dans l’Annexe 1 (p.10), annexe. Veiller à adapter le message.

5. Ajouter l’image de couverture (voir annexe 2) à ce moment a l’avantage d’un affichage immédiat de celle-ci ; l’ajout postérieur, lorsqu’on édite l’entrée, retarde l’affichage de quelques heures, voire quelques jours.

 

4. Puis, cliquer sur Envoyer en bas de l’écran. A ce moment, le système donne automatiquement un numéro id à la ressource ajoutée.

 

4. Revenir sur l’interface administrateur (détail ressource) pour remplir les champs restants. Mais avant il faut chercher la ressource ajoutée avec la fonction ‘find’ : CTRL+F et on tape quelques mots du titre ; puis on clique sur ‘Editer’ (Fig. 2 et 3).

Supprime la ressource définitivement.

 

 

 

 

 

Supprime le fichier ajouté (pdf, word, etc.) mais pas
la ressource.

 

Fig. 2

GIMI

 

 

 

 

 

NB. Le numéro id sur GESS est en forme de lien. Lorsqu’on clique dessus on a accès direct à l’affichage de la page intermédiaire (fiche) de la ressource telle qu’elle sera vue par l’utilisateur. Ensuite, en cliquant sur ‘back’ en haut de la page Internet on revient sur l’interface administration.

 

4. Remplir les champs optionnels. Les champs sont optionnels pour les utilisateurs, mais l’administrateur doit remplir tous les champs sur lesquels il a de l’information.

   1. Ajouter la couverture. Pour une question de poids, l’image doit être un fichier * au format 95 x 132 pixels. Ce format est proportionnel à une page A4. Voir Annexe 2 (p.11) pour plus de détails.

   2. Le champ Notation. C’est l’évaluation que les utilisateurs font des ressources en attribuant des étoiles (1-5 étoiles). Dans l’interface admin ce champ ne doit pas être rempli et n’est pas actif.

   3. Le champ Taille kb se remplit automatiquement. La limite de poids fixée pour un document normal (pdf, word, power point, excel, etc.) est de 1MB pour qu’il puisse être téléchargé facilement.
      
      Important : Utiliser tous les moyens possibles pour réduire la taille des fichiers : conversion en pdf avec si possible diminution de la résolution (si possible jusqu’à 150 dpi), réduire la taille des photos, etc. Prévoir aussi l’ajout d’un lien plutôt que du fichier.

   4. Les champs ISBN et ISSN correspondent à des numéros donnés dans certains documents publiés ; l’info se trouve dans la page de copyright. Il est de plus en plus courant d’avoir deux numéros ISBN, un pour le document imprimé et l’autre pour le document électronique (pdf) ; il faut noter les deux dans le formulaire admin.

   5. Les champs Editeur et Publié par ne sont pas toujours faciles à remplir et l’information n’est pas toujours nécessaire, surtout quand tout est clair sur l’auteur. S’il y a des questions, voir avec Ivón ou avec Vicky. En ce qui concerne les publications officielles du Département de la Sécurité Sociale du BIT, se référer au document Guidelines for SECSOC publications (pdf disponible dans la bibliothèque GESS ou en wiki pour les administrateurs depuis la page Admin).

   6. Le champ URL pour commander la ressource est utile pour les ressources en vente qui ne sont pas téléchargeables gratuitement et dont on dispose d’une adresse URL vers laquelle on renvoie l’utilisateur, s’il veut acheter la ressource (par exemple, les livres publiés par SECSOC).

   7. Thèmes. Il faut se familiariser avec les thèmes de GIMI et GESS pour indexer correctement une ressource.

   8. Mots clés. Veiller à choisir les bons mots clés. Il vaut mieux en mettre peu mais qui soient représentatifs, que beaucoup de mots clés approximatifs ou qui ne correspondent pas aux thèmes principaux de la ressource. Souvent, il suffit de lire le titre, la table de matières, l’intro et éventuellement les conclusions pour trouver les mots clés. Voir dans Annexe 3 (p.14) la liste des mots en trois langues (ES, EN, FR) ; elle peut changer.

   9. Le champ Sélectionner les pages où la news sera affichée n’est pas actif sur GESS ni GIMI ; il est pertinent pour ACYM, AMIN et le site de la Concertation.

   10. Langue. Une langue par ressource, c’est-à-dire, une fiche par ressource. S’il existe plusieurs versions d’un même document, la gestion de langues se fait avec le formulaire de gestion de langues (voir petit ‘o’ plus bas).

   11. En plus des champs obligatoires, les cases ‘Publiée’, ‘Copyright’ et ‘Validée’ sont les conditions nécessaires pour qu’une ressource s’affiche dans la bibliothèque.

       1. On coche la case Validée lorsque la ressource a été approuvée ou conseillée par un expert (STEP sur le terrain, Valérie, Christian, staff de Secsoc, etc.) ou si on considère que les ressources concernent les thèmes de Gimi ou de Gess.

Important : En plus de la pertinence du contenu, il faut être attentif à ce que la ressource ne contienne pas des propos contraires à la philosophie du BIT. En cas de doute consulter Valérie, Vicky ou Ivón.

2. On coche la case Copyright quand il n’y a aucun problème d’autorisation de mise en ligne de la ressource.

3. On coche la case Publiée lorsque les deux cases antérieures sont conformes et après vérification du formulaire complet. Le responsable de la bibliothèque (Ivón) doit valider les ressources ajoutées et cocher cette case si tout est conforme. Il faut donc annoncer par email (avec titre de la ressource et no. id) tout ajout de ressource au responsable pour ‘publication’ dans la bibliothèque Gimi/Gess.

Important : Important : Cette case est différente de la case « Publique » qui s’affiche dans le formulaire d’ajout de ressources depuis les espaces de travail. La case doit être cochée seulement si l’espace est public.

12. Le champ Information connexe peut contenir très peu de texte. Il sert surtout à mettre des liens vers des compléments d’information sur la ressource, soit vers d’autres sites internet ou d’autres documents. Par exemple, pour la newsletter de la Concertation, on peut ajouter un lien vers le site de la Concertation :

Fig. 3

Dans le formulaire admin, il faut utiliser le langage html pour ajouter un lien. Un éditeur de html a été récemment ajouté afin de faciliter la saisie de texte, avec des liens par exemple. Lorsqu’on ajoute un lien externe, il est important d’ajouter la balise qui permettra d’ouvrir le lien sur une nouvelle page afin de ne pas sortir de GESS ou GIMI. Ce principe est valable pour tout lien externe dans les plates-formes.

Pour ce faire, il faut ajouter à l’adresse URL en question la balise target=" blank", en cliquant d’abord sur « Source », puis insérant manuellement la balise, comme ceci :







 

13. Le champ Note sert à ajouter des informations complémentaires sur une ressource s’il y en a. Dans ce champ on peut mettre un texte de la même longueur qu’un résumé (env. 3000 caractères, y compris les balises html), d’autres liens, l’adresse e-mail d’un contact, etc.

14. Ensuite il y a quatre champs Résumé, un par langue des plates-formes (EN, ES, FR) plus une quatrième langue qui peut être choisie à partir du menu déroulant situé au-dessus du champ.

Le principe est de mettre le résumé dans la langue de la ressource, c’est-à-dire un résumé par fiche. Mais il y a des cas particuliers, par exemple, lorsqu’un document n’existe que dans une langue mais vu son importance, on considère que l’utilisateur devrait avoir accès au moins au résumé dans sa langue. Alors on ajoute le résumé dans une autre ou d’autres langues sur la même fiche.

Le texte des résumés demande pour certains signes du code html. En général, on peut taper directement les lettres accentuées le box résumé ; on peut aussi faire un copy/paste à partir de word par exemple, mais il se peut que la police change (style et taille) ; il vaut mieux donc de copier le texte d’abord vers un ‘note pad’ puis dans la boîte résumé. Vérifier l’affichage ou retaper le texte, si nécessaire.

Voir l’Annexe 4 (p.17) pour des conseils sur la rédaction de résumés.

15. Langues d’une même ressource. Le groupe de ressources sert à mettre un lien automatique entre versions différentes d’une même ressource.

Lorsque la ressource est nouvelle ou lorsqu’elle existe en une seule langue, vers la fin du formulaire administrateur il y a deux cases comme ceci :

0

Ajouter

Sur la case de gauche il faut ajouter le no. id du groupe de langues puis cliquer sur Ajouter.

Pour créer un groupe, on revient sur la page administration du Module Ressources (voir Fig.1) et on clique sur ^■ Liste des groupes de langues pour les ressources. On arrive sur cette page :



Cette page permet de faire deux actions: ajouter et supprimer un groupe. La suppression d’un groupe ne veut pas dire qu’on supprime la ressource. Si on devait supprimer un groupe, il faudra faire les changements nécessaires dans les ressources qui faisaient partie du groupe : leur assigner le bon n° id du groupe ou l’effacer selon le cas.

1. Cliquer sur Ajouter un groupe, et donner un nom. Pour retrouver les groupes sans difficulté, il est conseillé de :

- donner un nom court et qui permette de s’en souvenir facilement plus tard ;

- composer le nom avec : 1^° type de document, 2^° acronyme de l’organisation, 3^° si nécessaire, ajouter d’autres éléments utiles. Par exemple, les sites web on les nomme par le type de ressource + deux points + l’acronyme ou le nom de l’organisation (Web: Microfinance Gateway) ;

- éviter de mettre le titre en entier de la ressource, cela prend trop de place et ce n’est pas très utile.

2. C

   Fig. 5

   liquer sur Ajouter et ensuite sur revenir pour prendre le n° id du groupe. On ajoute ce numéro dans le formulaire admin des ressources concernées à l’endroit indiqué dans la Fig. 5, puis on appuie sur Ajouter. Par exemple, lorsque le groupe id = 131 aura été ajouté à toutes les ressources concernées, le formulaire administrateur des différentes versions se présente comme ceci :
   

Groupe actuel : 131			Supprimer
0		Ajouter		version en FR id=2630
2550 2631		Anglais Espagnol	Supprimer Supprimer

	Groupe actuel : 131			Supprimer
	0		Ajouter		version en EN id=2550
	2630 2631		Français Espagnol	Supprimer Supprimer

	Groupe actuel : 131			Supprimer
	0		Ajouter		version en ES id=2631
	2550 2630		Anglais Français	Supprimer Supprimer

Et le résultat suite à une recherche se présente avec des liens sur lesquels on peut cliquer menant à la fiche de la ressource dans les autres langues disponibles, comme ceci:

 

» Articulations entre les régimes légaux de sécurité
sociale et les mécanismes de protection sociale […]
A. Cœur, C. Jacquier, V. Schmitt-Diabate, J. Schremmer, 2007

Anglais Espagnol